| |
Автоматизированная система управления мобильной торговлей «ST - Мобильная торговля»
В течение дня торговые представители не менее двух раз должны приезжать в офис фирмы — с утра и вечером. Таким образом, торговый представитель тратит минимум один час на получение задания и сдачу заказов, и около одного часа на дорогу. В итоге в день теряется около двух часов (при 8 часовом рабочем дне — это 25% рабочего времени!) на деятельность, не связанную с реальной работой. Если в компании более 20 торговых представителей - это уже серьезные потери.
На обслуживание одной торговой точки уходит от 20 до 40 минут, большую часть времени торговый представитель тратит на ручной ввод заказа и выполнение основных расчетных операций. Ввод оператором заказа в учетную систему также происходит в ручную. При выполнении данных процессов также происходит уменьшение производительности.
При этом необходимо уточнить, что данный расчет не учитывает потерь по недополученной прибыли от клиентов, которых не успели обслужить торговые представители.
Передача заявки при обоих способах имеет существенные недостатки.
Передача заявки при посещении офиса вечером – снижается скорость выполнения заказа, при передаче по телефону – отсутствие гарантии успешного соединения (торговый представитель находится вне зоны покрытия сети, загруженность линий связи, оператор отсутствует на рабочем месте или по другим причинам не имеет возможности принять звонок).
Основой любых торговых отношений являются качественные поставки. Они должны быть оптимальны и своевременны.
Особенно важно продавать клиенту не «воздух», а товар, который действительно есть в наличии. То есть принимать заказы на товар, который реально есть на складе или гарантированно будет поставлен в нужное время. В нашем же случае, торговый представитель не может обещать этого клиенту, так как он имеет на руках данные о товарных остатках на время последнего посещения офиса. В течение рабочего дня эти данные теряют актуальность, заказанный товар ко времени его оформления может быть отгружен. В этом случае, выполнение заказа приостанавливается. Функция контроля остатков возложена на операторов, поэтому они связываются с торговыми представителями или непосредственно с клиентом по вопросу изменения заказа. Возможны варианты замены необходимых номенклатурных позиций или аннулирование данного заказа. При втором варианте продажа не происходит, следовательно – нет и прибыли. Аналогичная ситуация с контролем дебиторской задолженности.
Рынок диктует условие: «Выживает и при этом зарабатывает тот, кто быстрее, точнее и дешевле».
Как и любой процесс реформирования (переход предприятия на новые подходы, методы и инструменты функционирования), сопряженный с перестройкой основных бизнес-процессов, имеет свою логику и последовательность. Здесь первой ступенью выступает формирование стратегии, которое (кроме непосредственно постановки целей) включает четкое видение того, какая концепция управления будет положена в основу будущей системы, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать в рамках данной концепции.
Для компаний, занимающихся реализацией товаров повседневного спроса, основными целями развития бизнеса являются:
- повышение эффективности продаж;
- снижение расходов на поддержку структуры торговых представителей;
- повышение точности и скорости исполнения заказов;
- значительное повышение скорости вывода на рынок новой продукции;
- улучшение имиджа компании и повышение лояльности клиентов.
Данные цели будут достигнуты при реализации следующих требований:
- уменьшение времени на принятие решений торговым представителем в точке продаж, которое обеспечивается оперативным доступом к необходимой информации на маршруте (история продаж по каждой торговой точке, балансы покупателей, лимиты по заказам, актуальные складские остатки, индивидуальные цены и скидки и т.п.);
- автоматическое выполнение основных расчетных операций (расчет стоимости заказа с учетом нюансов ценообразования для конкретной торговой точки и связанных с точкой налогов, автоматическое создание заказов на основе реальных и рекомендованных остатков в торговой точке и т.п.);
- уменьшение ошибок при создании документов за счет отсутствия ручного ввода и реализации в карманном компьютере автоматического контроля ограничений для конкретной торговой точки (скидки, лимиты, задолженности по оплате, окончание лицензий и т.п.);
- оптимизация маршрутов торговых представителей и усиление контроля над деятельностью торговых представителей (контроль над соблюдением технологии работы с торговой точкой, учет времени посещения и длительности работы в точке, учет километража, кассы и т.п.);
- ускорение ввода информации в учетную систему предприятия о созданных торговым представителем документах и его работе (для передачи собранной представителем за весь день информации требуется 10 секунд в офисе или минуту через сотовый телефон);
- возможность не посещать офис, а использовать удаленную синхронизацию через сотовый телефон;
- повышение точности и скорости исполнения заказов (у некоторых компаний после автоматизация точность исполнения заказов достигает 95-97%);
- сокращение операторов по вводу информации от торговых представителей и связанных с ними расходов компании (рабочие места, офисное и компьютерное оборудование, расходы на коммуникации, электричество, связанные с ними налоги и т.п.);
- оптимизация остатков продукции на складе за счет своевременного поступления заказов и оперативной отгрузки товара;
- повышение качества обслуживания клиентов (база по клиентам, использование электронного каталога товара, поддержка индивидуальных прайс-листов, список торговых операций за предыдущие дни, кредитная история, поддержка бонусных программ, проведение мерчендайзинга).
Работа торговых представителей после внедрения системы « ST – Мобильная торговля» происходит следующим образом.
Супервайзер на основе данных по обороту товаров у розничных точек составляет маршруты для торговых представителей в программе на настольном компьютере, при этом у каждого клиента может быть индивидуальная цикличность посещений. В карманном компьютере торгового представителя есть список прикрепленных к нему клиентов (со всей необходимой информацией и реквизитами) и, при необходимости, он может добавить внеплановую точку продаж в маршрут. Заказ делается сразу в электронном виде, при этом автоматически рассчитывается сумма заказа с учетом разрешенных клиенту скидок. Торговый представитель по каждой позиции видит актуальные остатки на складе (при использовании обмена через сотовый телефон), а при желании сможет увидеть историю продаж для конкретной точки, подробную информацию по каждой позиции товара и даже состояние баланса по покупателям.
Имея оперативную информацию по задолженностям, торговый представитель более активно работает по возврату дебиторской задолженности. Кроме этого, торговые представители могут посмотреть, насколько эффективно они выполняют план — по количеству визитов, по сумме оборота заказов, по количеству активных клиентов и т.п. Система может поддерживать и автоматический расчет бонуса, который торговый представитель получит при выполнении плана по отдельным показателям.
Система обеспечивает передачу заказов в офис в режиме реального времени посредством сотового телефона, что позволяет избежать ежедневного посещения торговыми представителями офиса. При этом затраты на связь при использовании GPRS составляют менее 6 рублей в день. При работе торгового представителя на карманном компьютере происходит фиксация времени выполнения им всех операций, что дает возможность супервайзеру организовать эффективный контроль над деятельностью торговых представителей.
Сэкономленное рабочее время торговых представителей и операторов БД, при условии сохранения существующей производительности труда, позволяет увеличить количество обслуживаемых точек одним представителем с 15 до 22, что в свою очередь, согласно расчету, позволяет повысить прибыль компании (при прямой зависимости) в 1,46 раза или на 46%.
Автоматизация торговых представителей позволяет добиться:
- сокращения времени оформления торговых операций на маршруте на 75%;
- увеличения количества точек, обслуживаемых одним торговым представителем на 46 %;
- увеличения объема продаж на 30%;
- сокращения количества ошибок на 95%;
- сокращения расходов на коммуникации на 80%;
- сокращения расходов на ГСМ на 11%;
- сокращения времени ввода информации в УС на 90%;
- отсутствие затрат на ГСМ для доставки заказов в офис;
- оперативность выполнения заказов.
Из всего вышеперечисленного можно сделать один вывод — внедрение системы мобильной торговли становится не просто желательным, но и необходимым условием для выживания компании и удержания ей своей доли рынка.
| |
